Página principal

O MediaWiki foi instalado.

Consulte o Manual de Usuário para informações de como usar o software wiki.

Sobre o Sistema eProtocolo

O eProtocolo é um sistema Web, para acessá-lo utilize um navegador atualizado, de preferência o Mozilla Firefox, e realize a limpeza dos dados de navegação frequentemente. O Sistema eProtocolo foi desenvolvido com o objetivo de aproximar o cidadão aos serviços do Governo do Estado. Com atualizações constantes, o sistema propicia a absorção e integração de todos os processos e procedimentos realizados no âmbito da administração pública com acesso fácil possibilitando a melhoria do atendimento ao cidadão, bem como melhores condições de trabalho ao servidor público. O sistema funciona como um repositório digital confiável para a manutenção de documentos e processos dos órgãos e entidades integrantes do Poder Executivo do Estado do Paraná para o arquivamento em suas fases corrente, intermediária e permanente em formato digital, de forma a garantir a autenticidade (identidade e integridade), a confidencialidade, a disponibilidade e a preservação desses arquivos. Todos os documentos e processos administrativos incluídos no eProtocolo são registros que visam apoiar as atividades do órgão ou entidade e servem como evidência dessas atividades, tanto quanto garantia dos direitos dos cidadãos paranaenses, dispondo de relatórios auditáveis e mensuráveis para garantir que os seus arquivos sejam acessíveis e permaneçam autênticos em todo o seu ciclo de vida. O órgão responsável pela gestão centralizada do sistema é a Secretaria de Estado da Administração e da Previdência - SEAP, a qual compete a gestão do contrato com a Celepar, análise das solicitações de melhorias, tais como as correções de funções do sistema.

Legislação Aplicada

Lei 20656 de 3 de agosto de 2021 - Estabelece normas gerais e procedimentos especiais sobre atos e processos administrativos que não tenham disciplina legal específica, no âmbito do Estado do Paraná.

Decreto Estadual n.º 6474 de 14 de dezembro de 2020 - Regulamenta a aplicação da Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), no âmbito da Administração Pública Estadual direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo do Estado do Paraná.

Decreto 7304 - 13 de Abril de 2021 - Aprova o regulamento do Sistema Integrado de Documentos – eProtocolo.

Decreto 9360 de 2018 - Dispõe sobre a simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos.

Decreto 10285 - 25 de Fevereiro de 2014 - Dispõe sobre os procedimentos do Poder Executivo, que garante o acesso à informação, nos termos da legislação vigente.

DECRETO Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020 - estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados.

Como Acessar

Para utilizar o eProtocolo o usuário precisa se cadastrar na Central de Segurança, uma solução de segurança de acesso individualizado, sob total privacidade, também integrada a outros sistemas, aplicações e portais do Governo do Estado do Paraná, criada especificamente para o Portal de Serviços do Estado, Paraná Inteligência Artificial - PIÁ. A Celepar e o Governo do Estado do Paraná utilizarão os dados pessoais cadastrados na Central de Segurança unicamente para os fins de identificação no acesso aos sistemas e as que se fizerem necessárias à prestação de serviços em benefício do próprio usuário. Para os servidores do Governo do Paraná, a vinculação ao órgão/entidade de trabalho deve ser solicitada ao seu Gestor de Acesso Órgão, de acordo com as atividades que desempenhar em sua unidade administrativa. A lista de gestores em cada órgão/entidade está disponível em nosso site de apoio: www.administracao.pr.gov.br/eProtocolo.

Cadastrar CPF

Para realizar o cadastro na Central de Segurança é necessário ter em mãos seus documentos pessoais, telefone celular e e-mail. Acesse o sistema pelo endereço www.eprotocolo.pr.gov.br. Clique em Ainda não sou cadastrado. Na próxima tela será apresentado o Termo de Uso da Central de Segurança. Para continuar será necessário concordar com os termos apresentados. Em seguida clique em Iniciar Cadastro. Na tela seguinte, digite seu número de CPF, sem pontos ou traços, o seu nome completo e clique Próximo. Informe o número do seu telefone com DDD e clique em Enviar SMS. Após digitar seu número de telefone, você receberá um código de segurança via SMS. Caso não o receba, tente reenviar o código. Digite o código recebido e clique em Próximo. Informe seu endereço de e-mail e clique em Enviar. Você receberá um código, que deverá ser informado conforme indicação. Clique em Próximo. Informe sua data de nascimento, RG (se o seu RG não for do Estado do Paraná este campo não deve ser preenchido), escolha o Login entre CPF ou e-mail, informe o nome da sua mãe (se o seu RG não for do Estado do Paraná este campo não deve ser preenchido), clique em Próximo. Crie uma senha de acesso ao eProtocolo que deverá conter, no mínimo, 8 caracteres, sendo, pelo menos uma letra e um número.

Clique em retornar para acessar o eProtocolo.

Dica: Acrescente, além das letras e números, caracteres especiais como @, &, #, etc. Exemplo: lobo&manco346@1. Quando mais forte, maior a segurança.

Em caso de dúvidas, entre em contato com a CAC - Central de Atendimentos da Celepar, pelo telefone (41) 3200-5007.

Opções de Login

• Para acessar o sistema, basta selecionar uma das opções de acesso disponíveis e informar o seu CPF para ser direcionado aos passos seguintes.
• Para acessar com uma senha predefinida, clique sobre a guia Central de Segurança, informe seu usuário (login) e informe sua senha.
• Para acessar com código via SMS.
• Selecione a opção SMS, informe o CPF e os 4 últimos dígitos do celular cadastrado. Após, informe o código encaminhado para o celular cadastrado.
• Para acessar com o Token Piá, selecione a opção relacionada, informe o CPF e o código de segurança gerado no aplicativo do portal de serviços Piá. Para acessar com o Certificado Digital será necessário instalara a extensão do token referente ao navegador utilizado e conectá-lo em seu computador. Após, selecione a opção relacionada, selecione seu certificado e informe sua senha. Caso o CPF do usuário não esteja cadastrado no sistema esta opção não estará disponível. Antes de acessar com o e-mail corporativo (Expresso e Sanepar) ou e-mail particular, o usuário precisará vincular o e-mail ao seu perfil de acesso da Central de Segurança. Após, selecione a opção relacionada e informe o login e a senha. A partir do primeiro acesso o usuário será direcionado para a Tela Inicial do eProtocolo e terá acesso às abas de Minhas Pendências e Monitoramento, como também ao menu e Protocolo Geral com as permissões para Consultar Protocolo e Protocolar Solicitação.
  

Solicitar Vínculo ao Órgão

O servidor público que necessitar de acesso a sua unidade administrativa deverá entrar em contato com o Gestor de Acesso Órgão correspondente ao seu órgão ou entidade.

Atualizar Dados Pessoais do Usuário

O próprio usuário poderá atualizar seus dados pessoais na Central de Segurança. Basta acessar o eProtocolo e clicar no ícone do usuário que fica ao lado do seu nome no canto direito do topo da tela para ser direcionado para sua conta.

A partir desta tela é possível atualizar e/ou completar os dados do seu cadastro, clicando no link correspondente a operação desejada.

Obs.: para usuários que possuem a Identidade Digital os links “Alterar Cadastro Básico” e “Alterar RG” ficam desabilitados, pois estes dados são atualizados no momento de emissão da CNH/PR ou do RG/PR.

Tela Inicial

A Tela Inicial é o primeiro menu apresentado pelo sistema. Nele estarão disponíveis as principais ferramentas de trabalho para execução das rotinas administrativas da Administração Pública.

Mensagens do Sistema

Para visualizar as mensagens do sistema clique sobre o campo de mensagens.

Selecione a mensagem desejada. Você poderá apagar as mensagens lidas clicando no ícone da lixeira.

Minhas Pendências

Ao acessar o eProtocolo, você será direcionado para a aba Minhas Pendências que mostra os protocolos e documentos pendentes para assinaturas, análises e outras providências como se fossem atividades deixadas em sua mesa de trabalho. Nela poderão ser visualizadas as pendências e avisos de protocolos, da mesma forma para os documentos não protocolados. Cada usuário terá a sua tela inicial indicando os processos nos quais ele deve intervir.

Protocolos no Local

A aba de Protocolos no local mostra os protocolos encaminhados para a unidade administrativa a qual o usuário estiver vinculado. Os filtros de pesquisa estão configurados para as opções mais comuns, para outras situações utilize os demais filtros e verifique se existe mais de uma página relacionando os processos no local. Para consultar os protocolos digitais disponíveis selecione o tipo de processo clicando em “Digital”. Assim, serão exibidos todos os processos digitais que estão em seu local. Tendo definido qual o processo que deseja acessar, clique em ‘‘Exibir’’ para consultar as informações do processo. Conforme a rotina estabelecida pelo gestor local, os processos poderão ser capturados diretamente pelos funcionários do local.

Capturar Protocolo

Para capturar um protocolo, clique no ícone referente a coluna de captura gerando uma pendência de análise para você o que o torna responsável pelo processo durante o período que permanecer em seu local. O processo também poderá ser capturado na tela de consulta enquanto ainda não estiver atribuído para outro funcionário. Depois de capturado, você terá acesso a tela de análise para visualizar todo o processo e tomar outras providências pela aba de Minhas Pendências. O ícone para capturar protocolo estará disponível para os processos que ainda não estiverem em análise com outros funcionários do local. Enquanto o protocolo estiver com pendências de assinaturas, parecer, notificação, intimação a coluna capturar ficará vazia. Quando o protocolo for sigiloso o funcionário necessitará de permissão para capturá-lo.

Monitoramento

Nesta aba você poderá adicionar os protocolos e documentos de seu interesse para que a cada trâmite, seja enviada uma notificação ao seu e-mail com o andamento do processo. Esta função também estará disponível para monitorar os protocolos no momento do cadastro, na consulta e ao encaminhar. Para cancelar o monitoramento de um protocolo ou documento basta clicar em Cancelar Monitoramento.

Pendências no Local

O Gestor Local possui as informações de todos os funcionários da unidade administrativa na aba “Pendências no Local”. O usuário com permissão de Gestor Local possui acesso aos protocolos, podendo analisar ou recusar análise das pendências.

Documentos no Local

Para visualizar a aba Documentos no local o usuário deve possuir o perfil de documentos não protocolados. O Gestor Local tem acesso a todos os documentos emitidos, independentemente do funcionário que cadastrou.

Consultar Protocolo

O sistema eProtocolo já ultrapassou a marca dos 14 milhões de protocolos. Por isso, para consultar os protocolos de seu interesse é necessário escolher entre a busca diretamente pelo número ou em uma Pesquisa Detalhada, definindo a situação, interessados, dados de cadastro, pesquisa textual e os processos tramitados, conforme as informações de cada protocolo. Para consultar um protocolo, no menu Protocolo Geral, clique em Consulta Protocolo.

Consulta Por Número

Para acessar diretamente a tela do processo com todas as informações disponíveis para consulta, digite o número do protocolo e clique em Pesquisar. Nesta tela os dados do processo estarão disponíveis de acordo com as permissões de acesso do usuário logado, tais como: Volume do Processo, Tramitação Personalizada, Complementos (para processos que estejam tramitando no mesmo órgão do usuário), Andamentos, Dados do Requerente, Arquivamento e Conclusão.

Pesquisa Detalhada

Para consultar protocolos a partir das informações de cadastro, trâmites ou um texto específico, clique em Pesquisa Detalhada. Caso não possua esta opção, entre em contato com o Gestor de Acesso do seu órgão. Você será direcionado para uma tela com diversos campos de preenchimento, e, em alguns casos, pode ser obrigatório indicar o período de cadastro do processo.

Situação

O protocolo de seu interesse pode estar na situação de pré-cadastro, normal, pendente, concluído, sobrestado, corrente, eliminado ou cancelado, assim o usuário deverá selecionar a opção mais indicada antes de continuar a pesquisa.

Interessado

Informe o nome completo ou o número do CPF/CNPJ do interessado. Informe o período de cadastro do protocolo, campo obrigatório na busca por interessado. Clique em Pesquisar.

Dados de Cadastro

Informe o período de cadastro e pelo menos mais um campo para obter algum resultado. Serão aplicados os filtros padrões do sistema, ou seja, aparecerão todos os protocolos independentemente do nível de acesso do usuário. Caso o usuário preencha o campo pesquisa textual os resultados serão filtrados conforme as permissões de acesso do usuário. Clique em Pesquisar.

Pesquisa Textual

Diversos campos de pesquisa foram indexados juntamente com a pesquisa textual nos arquivos do processo. Assim, quanto mais dados do protocolo forem informados, melhor será o resultado da pesquisa. Os requisitos mínimos para realizar uma busca textual são o período de cadastro do protocolo e o texto desejado. Neste caso, o sistema usa regras de indexação de arquivos para ajudar o usuário a encontrar o que precisa, pois podem retornar muitos resultados, tendo em vista o volume de protocolos armazenados. Para iniciar uma Pesquisa Textual devem ser considerados os seguintes parâmetros:

-Na Pesquisa Textual o sistema exibe apenas os protocolos aos quais o usuário possui acesso.

-Opção de busca disponível apenas para protocolos digitais;

-Limite máximo de 100 caracteres para o texto;

-Sem o preenchimento da Pesquisa Textual a busca seguirá os outros parâmetros selecionados;

-Ao preencher o campo de Pesquisa Textual serão buscados apenas os protocolos que já passaram pelo usuário ou pelo local ao qual ele faz parte;

-O acesso do usuário a cada documento do processo é verificado de acordo com a classificação indicada na movimentação;

-O arquivo pesquisado pode não ser indexado por algum tipo de erro na extração de dados do PDF ou estado do arquivo PDF, o que pode prejudicar o resultado da pesquisa. Tente buscar novamente após reprocessar o volume do processo.

-Se o usuário selecionar somente a combo Órgão de Cadastro e pesquisar por um termo específico vai receber uma mensagem de que é obrigatório preencher a data inicial e final do cadastro ou protocolo inicial e final.

-Ao pesquisar por texto, quanto mais palavras usadas, mais refinada será a busca, pois cada protocolo que passou pelo usuário que contenha tais palavras será exibido nos resultados.

-Se o usuário selecionar a opção Buscar Frase Exata, as palavras serão encontradas somente na ordem em que foram digitadas.

-Para o usuário sem acesso ao protocolo com os termos pesquisados o sistema informa que nenhum registro foi encontrado. Clique em Pesquisar.

Processos Tramitados

Esta parte da pesquisa detalhada busca apenas os processos que já passaram pelo usuário. Para exibir resultados com esta finalidade, informe o período de trâmite do protocolo, o local para onde foi tramitado e o funcionário. Quando se tratar de um usuário sem o perfil de Gestor Local o combo de Funcionário irá mostrar apenas o nome do próprio usuário, e quando o usuário estiver vinculado como Gestor Local o combo Funcionário mostrará o nome de todos os usuários do local. Clique em Pesquisar.

Outras Informações

Para ter acesso a outras informações do processo entre em contato com o telefone contido ao final da tela com a indicação da unidade administrativa atual do processo.

Documentos do Processo

Ao consultar um protocolo o usuário terá acesso apenas aos documentos protocolados por ele. Para ter permissão de acesso aos demais documentos que serão incluídos no processo será necessário que a unidade administrativa responsável pela análise técnica envie aviso ou pendência com as orientações referentes a conclusão ou andamento do processo. Para usuários vinculados às unidades administrativas o acesso é permitido para todos os protocolos não sigilosos tramitados para o local.

Permissão de visualização nas unidades administrativas

Para as unidades administrativas internas, a visualização de documentos e anexos do processo é permitida aos usuários da unidade administrativa onde o processo está, considerando a classificação do cadastro do processo e de cada documento. Para outras unidades administrativas é necessário solicitar acesso ou encaminhamento do processo para poder visualizar os documentos. Todos os locais por onde o processo tramita possuem acesso ao seu teor integral.

Atualmente o eProtocolo possui a forma de cadastro pública ou sigilosa do processo e três classificações para visualização de seus documentos:

Protocolo público - acesso permitido aos servidores das unidades administrativas por onde o processo tramitar e aos usuários dos locais onde foram enviadas pendências e avisos do processo (exceto Cidadãos, os quais devem ter pendências/avisos por destinatário em cada local do processo);

Protocolo Sigiloso - visualização permitida aos servidores que tiveram acesso ao processo por captura, distribuição ou pendência/aviso e servidores responsáveis pelos locais desses usuários;

Documento público - acesso às pessoas vinculadas aos locais pelos quais este processo tramitar;

Documento restrito - acesso às pessoas vinculadas aos locais pelos quais este processo tramitar a partir da data de inclusão do arquivo;

Documento sigiloso - acesso exclusivo às pessoas autorizadas.

Sendo assim, para as unidades administrativas internas, a visualização de documentos e anexos do processo é feita pelos usuários nelas alocados, considerando a classificação do cadastro do processo e de cada documento.

Além disso, existem perfis de acesso que permitem o controle e fiscalização desses processos por parte das chefias das unidades administrativas e autoridades competentes. São eles os Responsáveis Locais e os Agentes de Controle do Órgão.

Somente os usuários que figuram como responsáveis pelos locais onde o protocolo tramitar podem visualizar os protocolos cadastrados como sigilosos sem ter capturado ou recebido por distribuição em seu local, ou por pendência e aviso de outros locais.

Os usuários com a permissão "Agente Controle do Órgão" podem ver o protocolo, tanto público quanto sigiloso, sem ter sido alocado na unidade administrativa do protocolo ou sem ter pendências no processo.

Esses perfis de acesso só são liberados mediante solicitação da Diretoria-geral do próprio órgão ao seu Gestor de Acesso no eProtocolo.

Permissão de visualização para cidadãos

Na tela de consulta do protocolo é possível enviar uma solicitação de acesso diretamente para a unidade administrativa pedindo acesso integral dos documentos do processo, que será atendida conforme análise do servidor responsável. Basta clicar no botão Solicitar Acesso, informar o motivo e enviar. A solicitação será entregue imediatamente para o responsável pela análise, porém a resposta ao pedido pode depender de outras questões burocráticas e levar alguns dias para ter retorno. O requerente recebe notificação por e-mail para informar a recusa ou aceite da solicitação. Com a solicitação aceita, para visualizar os documentos basta acessar novamente a consulta do processo. Caso a solicitação não tenha retorno, o requerente deve entrar em contato com a unidade administrativa pelo número de telefone disponível no final da tela de consulta do protocolo ou diretamente nos meios de atendimento disponíveis no site do órgão onde está o processo para obter mais informações.

A permissão de acesso libera o conteúdo juntado ao processo até o momento da solicitação. Após trâmite do processo deve ser realizado novamente o pedido para o novo local. Tal restrição visa atender à previsão legal concernente ao sigilo fiscal, bem como outras classificações de sigilo, com uma tramitação peculiar, de forma que o cidadão tenha acesso ao parecer final da unidade administrativa, e de modo que informações fiscais, pessoais e demais informações restritas sejam dadas somente àquele que seja parte do processo.

Cadastrar Protocolo

De modo geral, o eProtocolo é utilizado para tramitação de processos administrativos no âmbito do Poder Executivo do Estado do Paraná, como também para solicitação de ressarcimentos, certidões, licenças, direitos e outras informações do interesse da Administração Pública ou para atendimento direto ao cidadão. Cada número possui uma finalidade específica, não havendo necessidade de protocolar mais de uma vez o mesmo documento para destinos diferentes. Para cadastrar um protocolo, acesse o site www.eprotocolo.pr.gov.br e faça login informando CPF e senha.

Cidadão - Protocolar Solicitação

Para cadastrar novas solicitações, clique no menu Protocolo Geral e selecione Protocolar Solicitação. Preencha os campos indicados, conforme informações dos documentos que serão encaminhados. O campo Assunto é a indicação de destino do processo, nele serão encontrados os órgãos e entidades do Governo do Paraná que utilizam o eProtocolo como meio para o atendimento do serviço direto ao cidadão. Inclua os arquivos indicados no site do órgão/entidade responsável pelo atendimento do pedido, que podem ser tanto em PDF quanto outros formatos de arquivos, com tamanho máximo de 10Mb cada. Quando houver a necessidade de incluir muitos arquivos, orientamos que a inclusão seja feita em pequenos blocos para evitar problemas na hora de enviar. Atenção: incluir preferencialmente arquivos do tipo PDF (A4) com tamanho máximo de 10Mb, os arquivos em formato jpeg, jpg, png, mp4 e .mov serão incluídos como anexos e não farão parte do Volume do Processo. Após, será disponibilizada a opção de assinatura para os arquivos em PDF. Se o arquivo incluído não estiver no formato PDF não será possível realizar a assinatura pelo eProtocolo. A Assinatura Eletrônica Simples ou Avançada é feita com a senha do próprio usuário, dependendo do nível de conferência de seus dados pessoais. Na Assinatura Simples ou Avançada ao clicar em Concluir Solicitação o cadastro do protocolo estará concluído. A partir deste momento o número do protocolo será já estará disponível para consulta e o requerente receberá um e-mail com o comprovante do protocolo. A Assinatura Qualificada é realizada com a Certificação Digital, para utilizá-la certifique-se de que o Token esteja instalado no computador. Para a Assinatura Eletrônica Qualificada utiliza-se a senha do Token que será solicitada assim que o usuário clicar no botão Concluir Solicitação. Se o usuário não conseguir concluir a Assinatura Qualificada o protocolo ficará em pré-cadastro e será listado em sua Tela Inicial na aba Minhas Pendências para que ele possa assinar o documento posteriormente. Ao clicar em Concluir Cadastro na Tela Inicial o usuário será direcionado para a tela de análise do protocolo. No campo onde estão os documentos temporários do processo basta clicar no ícone de Assinar e realizar a assinatura Qualificada novamente. Após assinar, no final da tela, clique em Concluir e Encaminhar. Ainda na tela de análise onde estão disponíveis os dados de cadastro do protocolo o usuário poderá adicionar informações ao processo. Estes campos estão divididos em duas abas — Processo e Complemento. Na aba Processo o requerente terá as opções para incluir outros arquivos, como rascunhos, documentos do processo e anexos. O tamanho máximo permitido por arquivo é de 80 mb. Para incluir um Rascunho (arquivo em qualquer formato que pode ser excluído a qualquer momento, por qualquer usuário e não faz parte do processo), clique no campo indicado e selecione o arquivo armazenado em seu computador. Para juntar um documento ao Volume do Processo (permitido arquivo apenas no formato PDF), clique no campo indicado e selecione o arquivo armazenado em seu computador. Para juntar um Anexo ao processo (permitido qualquer tipo de arquivo), clique no campo indicado e selecione o arquivo armazenado em seu computador. O número do arquivo e as informações do usuário serão incluídas no rodapé dos arquivos em PDF. Os arquivos incluídos no processo ficam em uma área temporária de Documentos, já os arquivos adicionados ao Volume do Processo (visível na consulta do protocolo) ficam na parte da Movimentação. Enquanto o requerente não adicionar este arquivo ao Volume do Processo (com todos os PDFs combinados em um arquivo só) o mesmo poderá ser alterado. Após ir para a Movimentação o arquivo não poderá ser alterado ou excluído. Ao combinar todos os PDFs em um só as informações do usuário que o incluiu, as assinaturas e seu código de validação serão informados no rodapé da página que será numerada automaticamente no canto superior direito. A assinatura pode ser realizada enquanto o cadastro não estiver concluído. Na aba Complemento será possível conferir as informações de Requerente, Andamentos, Pendências e Avisos cadastrados. Ao clicar em Concluir Solicitação o sistema mostrará a mensagem: “Ao Concluir e Encaminhar o processo os documentos inseridos não poderão ser excluídos. Confirma encaminhamento? ” Clique em OK para concluir o cadastro do protocolo. Após o sistema mostrará a mensagem: “Operação realizada com sucesso.” Após a conclusão do cadastro do protocolo, as demais informações e orientações necessárias deverão ser solicitadas diretamente no órgão/entidade para o qual o processo foi direcionado.

Unidade Administrativa - Incluir Processo

Após realizar o login, no menu Protocolo Geral selecione a opção Manutenção de Processos -> Incluir Processo. Os campos obrigatórios são marcados com o (*). Preencha os campos selecionáveis com as opções já cadastradas no sistema, os campos de texto livre devem atender os requisitos de privacidade de dados pessoais. Os campos de seleção são: Tipo de Processo, Órgão de Cadastro, Espécie do Documento, Sigiloso, Assunto/Palavra-chave, Cidade/Estado, Local De, Local Para e Destinatário. Selecione o tipo de protocolo sempre como digital. O campo Número/Ano do Documento é obrigatório para a espécie de Ofício. Não é obrigatório informar o prazo para conclusão do processo. O campo Interessado pode ser informado com mais de um item que pode ser pessoa física ou jurídica, ex.: câmara, prefeitura, empresa, órgão público, servidor e outros. Deve ser cadastrado ao menos um interessado como não autoridade. Não se esqueça de clicar em “Incluir Interessado” para efetivar a inclusão. O campo Detalhamento deve conter um resumo da solicitação. Em Dados do Requerente informe o nome, e-mail e telefone do servidor responsável pelo procedimento para esclarecimentos em caso de necessidade. Clique em Monitorar este Protocolo para receber notificações dos andamentos seguintes. Clique em Próximo para prosseguir e incluir o documento em PDF que fará parte do Volume do Processo e outras providências. Na tela de pré-cadastro o sistema já informa o número do protocolo e você poderá revisar todas as informações já cadastradas. Na aba Processo em Incluir Documento, Informação ou Despacho selecione o arquivo armazenado em seu computador. Nesse campo são permitidos apenas PDFs. Os arquivos incluídos no processo ficam em uma área temporária de Documentos, já os arquivos adicionados ao Volume do Processo (visível na consulta do protocolo) ficam na parte da Movimentação. Enquanto o arquivo estiver na área temporária de documentos ainda poderá ser alterado. Após clicar em Atualizar Volume o arquivo vai para a Movimentação do processo e o arquivo não poderá ser alterado ou excluído. Ao combinar todos os PDFs em um só as informações do usuário que o incluiu, as assinaturas e seu código de validação serão informados no rodapé da página que será numerada automaticamente no canto superior direito. As assinaturas podem ser solicitadas a qualquer instante, estando o documento na área temporária de documentos ou na movimentação do processo. Na aba Complemento será possível conferir as informações de Requerente, Andamentos, Pendências e Avisos cadastrados. Ao clicar em Concluir e Encaminhar o sistema mostrará a mensagem: “Ao Concluir e Encaminhar o processo os documentos inseridos não poderão ser excluídos. Confirma encaminhamento? ” Clique em OK para concluir o cadastro do protocolo. Após o sistema mostrará a mensagem: “Operação realizada com sucesso.” Após a conclusão do cadastro do protocolo os novos arquivos estarão disponíveis para visualização, desde que a classificação não seja sigilosa. Os documentos inseridos como Anexos ou Rascunhos não farão parte do Volume do Processo, porém estarão disponíveis para consultas. Se houver necessidade de incluir mais documentos depois de encaminhar o protocolo para outro local, solicite ao local de destino que crie uma pendência solicitando mais informações, assim será possível incluir novos documentos no processo.

Protocolo em Pré-Cadastro

O protocolo cadastrado pode ficar em situação de pré-cadastro por tempo indeterminado até que a unidade administrativa conclua toda a documentação necessária para sua instrução e encaminhamento. Neste período o protocolo fica disponível na tela inicial do requerente em Minhas Pendências e para o Gestor Local em Pendências no local e podem ser criadas pendências de assinaturas e outras providências que envolvem outros departamentos responsáveis pela análise do processo.

Protocolo Sigiloso

Os usuários podem classificar um protocolo como sigiloso no momento do cadastro ou alterar um protocolo já existente, desde que a situação do processo atenda o estabelecido no Decreto Estadual 10285/2014. Os protocolos sigilosos poderão ser visualizados pelo funcionário com o perfil de Gestor Local e usuários pelos quais o processo foi atribuído até a última página visualizada pela unidade administrativa, já os documentos inseridos posteriormente não poderão ser visualizados. Os protocolos sigilosos poderão ser capturados apenas pelos usuários com a permissão de Privado/Sigiloso em seu perfil pessoal. Os demais usuários podem ter acesso ao processo desde que o mesmo seja distribuído para eles. Os usuários com o perfil Sigiloso podem consultar os trâmites de protocolos sigilosos, e buscar por processos sigilosos. Ao consultar o processo o usuário com esse perfil não tem permissão para visualizar o Volume do Processo a não ser que seja permitido.

Cancelar Protocolo

O cancelamento de um protocolo é conveniente quando houver falha no carregamento do arquivo no início do processo. Por isso, enquanto o protocolo estiver em situação de pré-cadastro há uma opção para cancelamento do mesmo pelo próprio requerente. Para erros encontrados após o trâmite do protocolo recomenda-se o arquivamento do processo, ou em casos de duplicidade, apensamento ao outro protocolo. Somente os gestores de acesso do órgão/entidade tem permissão para cancelar processos em andamento.

Processos Favoritos

A função de Processos Favoritos, disponível no menu Protocolo Geral, foi criada para manter o autopreenchimento de um tipo de processo onde será possível pesquisar, incluir, alterar ou excluir seus favoritos. O Processo Favorito possui dois submenus, "Manter Processos Favoritos" e "Meus Processos Favoritos".

Como salvar Processos Favoritos

Em "Manter Processos Favoritos" é possível:

Pesquisar por órgão, assunto, palavra-chave, local ou descrição do processo. O sistema informará os processos disponíveis. Selecione o perfil que deseja favoritar.

Criar um novo tipo de processo favorito, na primeira tela clique em "Incluir". Você será redirecionado para a tela Incluir Processo com autopreenchimento, que será praticamente a mesma tela da inclusão de processo. Preencha todos os campos necessários, incluindo uma descrição para o seu processo favorito, no final da tela clique em "Próximo". O sistema retornará para a tela "Manter Processos Favoritos".

Adicionar um modelo de protocolo aos seus favoritos, clique em "Incluir Protocolo Modelo" e informe o número do processo que deseja salvar.

No submenu "Manter Processos Favoritos" também será possível editar ou excluir as opções desejadas após pesquisar os seus processos favoritos.

Serão exibidas as funcionalidades de alteração/exclusão somente para os processos favoritos do próprio usuário, ficando a funcionalidade "Favoritar" desabilitada

Protocolar a partir de um Processo Favorito

Em "Meus Processos Favoritos" selecione o órgão, assunto, palavra-chave, local ou preencha a descrição do seu processo favorito e clique em "Pesquisar". O sistema retornará todos os favoritos que foram salvos para o usuário.

No processo selecionado clique em "Preencher Processo Favorito". Um processo favorito tem todos os campos auto preenchidos e o usuário pode alterar os campos necessários. Após alterar os campos necessários, clique em "Próximo" e inclua o documento do processo. A partir deste momento o processo já estará em pré-cadastro.

Quem pode utilizar Processos Favoritos?

Todos os usuários internos do eProtocolo.

Posso favoritar um protocolo de outro órgão?

Sim, basta pesquisar o processo desejado e favoritar. Os campos do processo para órgão e local de cadastro serão mostrados conforme os perfis de cada usuário.

Quem pode editar os Processos Favoritos?

Cada usuário é responsável pelos seus próprios processos favoritos.

Analisar Protocolo

Ao acessar a Tela Inicial do eProtocolo o usuário encontra os protocolos disponíveis para análise, finalização de pendências, avisos e assinaturas em lote. Para começar clique em Analisar.

Você será direcionado para a tela de análise do processo com as abas Processo e Complemento. Para visualizar o processo clique no ícone correspondente ao Volume do Processo. Para incluir um novo documento, no campo Incluir Documento, Informação ou Despacho, busque o arquivo PDF em uma pasta do seu computador clicando em Escolher Arquivo ou utilize o editor de texto para criar um novo documento e clique em Salvar Arquivo. Você também poderá utilizar os modelos de documentos disponíveis no botão Listar Modelos. O sistema salvará seu arquivo temporário e será possível assinar ou solicitar a assinatura a outro usuário e após conclusão o arquivo deve ser adicionado ao Volume do Processo. Após adicionar o arquivo ao Volume do Processo o mesmo fará parte da movimentação e não poderá ser excluído. Somente o usuário que incluiu o documento e o gestor local poderão cancelar o arquivo mediante justificativa. Arquivos que não estão no formato PDF devem ser incluídos como Anexos ao processo. Ao final da tela será possível incluir um parecer de andamento e finalizar a pendência. A aba de Complemento contém dados adicionais do processo, tais como requerente, andamentos, pendências e avisos. Ao solicitar assinatura clique no ícone correspondente ao documento desejado para verificar a situação da pendência ou acompanhe a finalização da pendência pelos ícones de situação apresentados na tela inicial. Se o documento ainda não foi assinado, aparece o ícone na coluna ‘‘Situação do Processo’’ pendente, quando for assinado fica o ícone de conclusão. Caso sejam incluídos muitos arquivos no processo, não se esqueça de conferir e corrigir a ordem dos documentos antes de Atualizar o Volume. Clique em Salvar Ordem Documentos após as alterações. Ao incluir um documento no processo a informação na nota de rodapé (conforme imagem a seguir) e a paginação só irão aparecer após clicar em “Atualizar Volume”.

• Aba Processo

Possui informações do protocolo, protocolos apensados, interessados, volume do processo, rascunhos, incluir documento, informação ou despacho, encaminhar processo, botões de finalizar pendência/Concluir e encaminhar/limpar. Para visualizar todas as informações clique no ícone para abrir cada campo.

• Aba Complemento

Possui informações dos dados do requerente, último andamento, andamentos, unidades de armazenamento de arquivos físicos, acompanhamentos, pendências e avisos.

Acessando o Processo

Para ver os documentos de um processo, clique no ícone do Volume do Processo, com isso o sistema trará todos os movimentos referentes ao volume do processo em um só arquivo. Para dar permissão de visualização do Volume do Processo para um cidadão pode ser criado uma aviso ou pendência. A partir desta ação o usuário terá acesso a todo o conteúdo do processo até a tramitação do processo para outro local.

Juntar Documento ao Processo

Os documentos podem ser incluídos pela tela analisar ou a partir do módulo de documentos não protocolados. Na tela analisar utilize o campo Incluir Documento, Informação ou Despacho para buscar o arquivo PDF em uma pasta do seu computador clicando em Escolher Arquivo. Após adicionar o arquivo ao Volume do Processo o mesmo fará parte da movimentação e não poderá ser excluído. Somente o usuário que incluiu o documento e o Gestor Local poderão cancelar o arquivo mediante justificativa.

• Documentos Temporários – Revisão

Nesta área pode ser realizada a revisão dos documentos que farão parte do volume do processo. Você pode alterar a ordem dos documentos (não se esqueça de salvar as alterações), visualizar cada PDF clicando no nome do arquivo, classificar documentos, solicitar assinaturas, assinar ou recusar assinatura e excluir o documento, mesmo que já tenha sido assinado. Após revisão, clique em Atualizar Volume.

• Movimentação - Atualizar Volume

Para instruir o processo, você poderá incluir novos documentos, despachos ou informações em um dos três locais indicados na figura abaixo. Para incluir um ou vários arquivos em PDF clique no botão Browser (Procurar). Seu computador lhe fornecerá as opções de pastas existentes. Selecione uma pasta e clique sobre os arquivos que serão carregados. Para conseguir selecionar vários arquivos ao mesmo tempo você pode utilizar os botões Shift ou CTRL do seu teclado. Para incluir um documento a partir de um modelo predefinido, clique em Listar Modelos. Escolha a espécie do documento que deseja e clique em Pesquisar. Serão listados todos os modelos existentes no seu local para a espécie selecionada. Clique em Preencher. Na tela seguinte, preencha os campos indicados e no final da tela clique em Gerar Documento. Para incluir um despacho simples utilize o espaço de texto para se manifestar e clique em Salvar Despacho. Utilize a barra de ferramentas para formatar o texto. Ao Atualizar o Volume do processo os documentos são automaticamente paginados, conforme a ordem de inclusão salva, e são registradas as informações do rodapé de cada página. Aqui também pode ser feito o download dos documentos selecionados em uma pasta compactada. Selecione os documentos desejados e clique sobre o ícone Ainda podem ser realizadas assinaturas ou solicitações de assinatura. Nesta fase não é permitir excluir nenhum documento do processo, apenas cancelar. Ao cancelar um documento do processo o sistema mostrará apenas uma página com a marca de “Cancelado” e a justificativa para o cancelamento no rodapé. Somente o usuário e o responsável pelo local que incluiu o documento pode cancelar o arquivo. Se o processo já estiver em outro local, deverá retornar ao local do arquivo para que o cancelamento seja realizado.

Editor de Texto

Utilize também o editor de texto para criar um novo documento. Selecione a espécie de documento, insira o texto e clique em Salvar Arquivo. O sistema salvará seu arquivo em uma área temporária de documentos e será possível assinar ou solicitar a assinatura de outro usuário. Após conclusão o documento deve ser adicionado ao Volume do Processo. O editor permite selecionar uma espécie do documento predefinida pelo sistema, com campo texto com até 10.000 caracteres e, caso seja necessário reenviar o texto, o mesmo ficará salvo até a próxima atualização da página.

Listar Modelo

Se houver um modelo de documento disponível para seu local, você também poderá utilizar o botão Listar Modelos, preencher os campos solicitados e gerar documento ou rascunho. O sistema salvará seu arquivo em uma área temporária de documentos e será possível assinar ou solicitar a assinatura de outro usuário. Após conclusão o documento deve ser adicionado ao Volume do Processo.

Protocolar Documento

No módulo de documentos não protocolados, cadastre o documento e, após tratativas de análise e assinaturas, clique em Protocolar. O arquivo será vinculado ao protocolo de seu interesse e finalizado no módulo de documentos.

Numerar Documento

Na tela Analisar, antes de juntar o documento à Movimentação, clique em “Gerar Numeração”. Selecione a espécie de documento não protocolado (para criar novas espécies envie solicitação para o Gestor de Acesso em seu órgão/entidade), informe um detalhamento do documento para posterior consulta e clique em Confirmar. Após, clique em Atualizar Volume e será possível conferir a numeração no rodapé do documento. A numeração ocorrerá somente na hora de incluir o arquivo ao volume do processo, ou seja, se outro documento for juntado ao volume antes, na tela analisar ou no módulo de documentos não protocolados, a numeração deste será posterior. O sistema irá criar um documento não protocolado com o número geral, número do documento, o número do protocolo relacionado já finalizado podendo ser consultado no módulo de documentos não protocolados. As assinaturas dos documentos numerados ainda na área temporária serão copiadas para o módulo de documentos não protocolados e o usuário poderá pesquisar pelos documentos que ele assinou no módulo de documentos. Se a assinatura ocorrer já na Movimentação do processo, a busca será por documentos assinados em protocolos.

Classificar Documento

Além de classificar o protocolo com informações sensíveis como sigiloso, recomendamos que também seja feita a classificação dos documentos para restritos ou sigilosos. Para definir o nível de acesso aos documentos de um protocolo, o sistema permitirá os seguintes tipos de classificação:

• público - acesso às pessoas vinculadas aos locais pelos quais este processo tramitar;
• restrito - acesso às pessoas vinculadas aos locais pelos quais este processo tramitar a partir da data de inclusão do arquivo;
• sigiloso - acesso exclusivo às pessoas autorizadas.

Para classificar um documento clique no ícone de classificação, selecione uma das opções acima e preencha o campo de justificativa de forma clara e resumida. Ao classificar documentos sigilosos será necessário escolher o órgão e o funcionário com autorização para visualizar o documento, os usuários com autorização para visualizar o documento não terão ciência da lista completa dos usuários liberados, apenas quem classificou o documento como sigiloso pode ver e alterar esta lista. Para ver quem classificou o documento como restrito/sigiloso e a justificativa passe o mouse sobre o ícone de classificação. Para alterar a classificação clique novamente no ícone e selecione outra opção desejada. Os documentos restritos podem ser alterados pelos usuários vinculados aos locais pelos quais o processo tramitar, para alterar a pessoa precisa estar com o processo (ou pendências no processo) na tela analisar. A classificação de documentos sigilosos e a lista de usuários autorizados podem ser alteradas apenas pelo usuário ou pelo Gestor local, desde que esteja com o protocolo sob sua responsabilidade. Ao classificar um documento como sigiloso o usuário é automaticamente incluído na lista de pessoas autorizadas, caso não autorize outros usuários, apenas ele poderá ver o arquivo. Não é recomendada a solicitação de assinatura ou mesmo a assinatura de documentos aos quais o usuário não possuir permissão de visualização. Esta funcionalidade não está disponível para anexos e rascunhos.

Assinar Documento

Assim como um documento físico pode ser assinado manualmente e ter sua validade jurídica verificada, no meio digital isso também é possível com as assinaturas eletrônicas. O documento assinado eletronicamente é todo documento assinado por meio eletrônico, seja com uso ou não de Certificado Digital. O eProtocolo possui três tipos de assinatura eletrônica: Simples, Avançada e Qualificada. A Simples é realizada a partir de auto cadastro via Central de Segurança com utilização de login e senha, a Avançada, também com login e senha, possui nível superior de confiabilidade pois garante a conferência dos dados pessoais do usuário a partir de integrações com os órgãos emissores de Carteira de Identidade ou Carteira Nacional de Habilitação. A Qualificada é realizada com o Certificado Digital. Portanto, no eProtocolo, os documentos juntados aos processos podem ser assinados eletronicamente com ou sem o uso de Certificado Digital, dependendo da finalidade do documento. É importante notar que todos os documentos que compõem o volume do processo podem ser assinados, observando o disposto no Decreto Estadual n.º 7304/2021.

Assinatura Eletrônica Qualificada

Para aplicar assinatura digital a um arquivo PDF é necessário ter instalado o Certificado Digital e a extensão do assinador digital BrySignerWeb. Na tela de Analisar Protocolo ou de Assinar Arquivos em Lote clique no ícone de assinatura e selecione o tipo Qualificada. Para o navegador Mozilla ao clicar em assinar automaticamente aparecerá a opção de baixar a extensão do assinador digital BrySignerWeb. Para outros navegadores será necessário baixar a extensão no site do BRy. (Link para Chrome: https://chrome.google.com/webstore/detail/assinatura-digitalpara-n/dhikfimimcjpoaliefjlffaebdeomeni). Após instalar o assinador feche todos os popups abertos e atualize a página. Clique novamente em para assinar com a opção Qualificada. No quadro Certificados, selecione o certificado digital do responsável pela assinatura e clique em assinar. Clique em Autorizo para permitir acesso aos certificados. Quando o documento for juntado à Movimentação serão disponibilizados dois arquivos no formato PDF, um com o carimbo de numeração e rodapé de assinaturas do eProtocolo e o outro com o PDF original para verificação das assinaturas atachadas realizadas em outros sistemas.

Solicitar Assinaturas

Alguns documentos exigem a assinatura de outros usuários que não estão com o processo disponível. Para que eles recebam uma pendência de assinatura basta clicar no ícone Solicitar Assinatura, informar o órgão e o nome do destinatário. Para usuários externos informamos no campo órgão os termos Cidadão, Fornecedores, Órgãos/Entidades Externos e Clientes.

Solicitar Assinaturas em Lote

Para solicitar a assinatura de mais de um documento é utilizada a seleção ao lado esquerdo do arquivo clicando após no ícone do título da coluna de documentos selecionados.

Assinaturas Encadeadas

Para indicar a ordem de assinantes, ou seja, enquanto o usuário anterior não assinar o próximo da lista não recebe a pendência, selecione o arquivo que receberá as assinaturas e clique em Solicitar Assinatura. Após, confira o nome do arquivo, informe os destinatários e marque a opção Assinatura Encadeada. A ordem dos assinantes pode ser alterada ao arrastar os nomes para baixo ou para cima. Clique em Solicitar Assinatura. Na aba Complemento, verifique as pendências criadas na solicitação de assinatura e a ordem a ser seguida. Enquanto o primeiro destinatário da lista não assinar o arquivo as demais pendências ficarão com o status de pré-cadastro. As assinaturas serão mostradas no arquivo conforme ordem de solicitação.

Validar Assinaturas

Para verificar assinatura pelo eProtocolo, vá para o endereço informado no rodapé do documento assinado, informe o código de assinatura e clique em Pesquisar. Serão mostrados tanto o arquivo assinado quanto o arquivo original. Também serão listadas todas as assinaturas até o momento da verificação, com nome de quem assinou, CPF, informações de autenticidade, validade, padrão de assinatura e tipo de certificado, e o hash (método criptográfico aplicado sobre uma informação que gera um resultado único de tamanho fixo) da assinatura digital. Clique sobre o nome dos arquivos para fazer o download para baixá-los. Não é necessário validar a assinatura em outros sites, mas se o usuário quiser uma segunda verificação será necessário utilizar os dois arquivos, o arquivo assinado (.p7S) e o arquivo original (sem o carimbo e rodapé do eProtocolo). O arquivo .p7s (arquivo que guarda a informação da assinatura digital) que é utilizado juntamente com o arquivo PDF original para validar as assinaturas digitais realizada no eProtocolo é disponibilizado apenas na tela de verificação de assinatura. No site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação - ITI, envie os dois arquivos para verificar a conformidade das assinaturas.

Incluir Anexos

O sistema lista os anexos nas análises do processos e nas consultas para as pessoas com permissão de acesso ao protocolo.

Arquivos que não estão no formato PDF devem ser juntados como Anexos ao processo. Os arquivos em formato jpeg, jpg, png, mp4 e .mov não farão parte do Volume do Processo. Para juntar um Anexo ao processo (permitido qualquer tipo de arquivo), busque o arquivo PDF em uma pasta do seu computador clicando em Escolher Arquivo. O número do arquivo e as informações do usuário serão incluídas apenas nos arquivos em PDF. O arquivo poderá ser excluído apenas pelo usuário que o incluiu.

Incluir Rascunhos

O usuário poderá incluir arquivos em qualquer formato como rascunhos para, após análise técnica e aprovação, juntar ao Volume do Processo ou como Anexo. Para incluir um Rascunho (arquivo em qualquer formato que pode ser excluído a qualquer momento, por qualquer usuário e não faz parte do processo), busque o arquivo PDF em uma pasta do seu computador clicando em Escolher Arquivo ou selecione a opção Salvar como Rascunho em Listar Modelo.

Criar Pendências

Para analisar um processo com a participação de outros usuários utilizamos a função de Pendências na qual todos os usuários terão a mesma permissão de acesso para ler o documento e incluir novos, ou seja, além de poder visualizar o protocolo, quem recebe uma pendência também poderá atuar no protocolo. Caso o protocolo não seja sigiloso, todas as pessoas vinculadas aos locais que estiveram com as pendências poderão acessar o Volume do Processo. Se o protocolo for sigiloso a visualização do processo se restringe aos documentos incluídos até a data da pendência. Existem diversos tipos de pendências: Analisar, Assinar, Parecer, Dar Ciência, Solicitar mais informações, Solicitar Acesso ao Arquivo, Solicitar Acesso ao Processo, Notificar e Citar/Intimar. Para identificar o tipo de pendência procure o processo em sua Tela Inicial e consulte as informações constantes na coluna Finalidade. A pendência de Analisar é criada a partir da captura ou distribuição do protocolo. O funcionário ao qual o processo foi atribuído é identificado na aba Protocolos no local pela coluna Atribuído Para. Ao Atualizar Volume para um documento inserido por outro usuário o sistema registra apenas as informações de quem incluiu o documento na área temporária, já os usuários que estiverem com outras pendências poderão adicionar apenas seus próprios documentos na Movimentação. Para criar outras pendências é necessário acessar a aba de Complementos da tela de análise do processo no campo de Pendências, informar o local, usuário, tipo de pendência, prazo (obrigatório para as pendências Notificar e Citar/Intimar) e informações complementares. Os campos com * são obrigatórios.

Solicitar Acesso

Para criar a pendência Solicitar Acesso ao Processo é preciso consultar o protocolo e clicar no botão Solicitar Acesso disponibilizado no final da tela. Essa solicitação poderá ser feita apenas uma vez para cada movimentação do processo. Para obter mais informações sobre o pedido, o usuário poderá ligar para o número de telefone disponível abaixo da descrição do local onde o protocolo está. Para solicitar acesso a um arquivo específico o usuário precisa estar com o processo atribuído.

Permitir Acesso

Para permitir o acesso a um protocolo é preciso antes confirmar na tela da pendência o nome e local do usuário que são informados automaticamente pelo sistema e ainda analisar a justificativa informada pelo usuário.

Notificar e Citar/Intimar

Para as pendências Notificar e Citar/Intimar existem dois prazos para análise. O primeiro prazo é em dias corridos até a visualização do processo e o segundo prazo em dias úteis é para manifestação no processo. O prazo para visualização do processo começa a contar a partir da criação da pendência até a visualização do processo ou no prazo máximo de 10 dias corridos. Após esse período começa a valer o prazo da pendência para manifestação em dia dias úteis. Serão considerados os feriados nacionais e estaduais (PR). São emitidas certidões automáticas para a criação da pendência, visualização e no decurso de prazo. Quem recebeu a pendência Notificar ou Citar/Intimar poderá incluir um documento e já adicionar ao Volume do Processo. A função Adicionar ao Volume será habilitada somente para os arquivos que o usuário inseriu em qualquer tipo de pendência. Quando não for incluído nenhum arquivo em uma pendência notificar ou citar/intimar a pendência será fechada no prazo estabelecido acusando o não atendimento. Quando terminar o prazo estabelecido pelo analista a pendência de Citar/Intimar sai da tela pendências do destinatário que poderá consultar o processo a qualquer momento. Se não houver manifestação dentro do prazo estabelecido, para quem criou essa pendência aparecerá o ícone de Decurso de Prazo na situação do processo. No campo de pendências na aba Complementos a finalização da pendência será registrada como executada pelo sistema. Para cada pendência será enviado um e-mail de notificação para o destinatário. O cancelamento de uma pendência pode ser feito pelo usuário que a criou na aba Complemento pelo campo de Pendências ao clicar no ícone de cancelar.

Prenotar

A pendência Prenotar é uma ferramenta solicitada pela Coordenação da região Metropolitana de Curitiba – COMEC, que tem como finalidade disponibilizar às Prefeituras e requerentes a facilidade de tramitar as documentações em um protocolo único, sem a necessidade de arquivamento e reabertura de processos antes de sua finalização.

- A pendência "Prenotar" muda a situação do protocolo automaticamente para Sobrestado. Após a finalização da pendência o protocolo retorna para a situação normal;

- Para cancelar a pendência acesse a aba de Protocolos no Local, selecione o filtro Sobrestado para encontrar o protocolo, retorne a situação para normal e capture o protocolo. No Complemento do protocolo cancele a pendência;

- Todas as informações de situação do protocolo ficam registradas na movimentação do processo;

- Ao acessar o protocolo o sistema emite a certificação de que o usuário visualizou a pendência Prenotar, com dia, hora e prazo para manifestação, quando houver; (não se aplica quando não tiver prazo)

- Quando pendência tiver prazo e o mesmo expirar sem que o usuário acesse o protocolo o sistema retornará para a situação Normal/Pendente com o ícone de Decurso de Prazo. Se não houver prazo o processo permanecerá em situação de Sobrestado.

Para criar uma pendência Prenotar informe o local e usuário, tipo de pendência, prazo e informações complementares. Os campos com * são obrigatórios. Clique em Criar Pendência.

Prorrogação de prazo

A pendência Prorrogação de Prazo atende o estabelecido na Lei de Processo Administrativo (Lei 20656 - 3 de agosto de 2021), assim como a Lei de Licitações (Lei nº 14.133, de 01 de abril de 2021), dentre outras normativas que preveem a possibilidade de prorrogação dos prazos determinados.

Para criar esta pendência informe órgão, destinatário, tipo de pendência Prorrogação de Prazo, informe o novo prazo e as informações complementares. Os campos com * são obrigatórios. Clique em Criar Pendência.

Solicitar mais informações

A pendência Solicitar Mais Informações é utilizada quando há necessidade de requerer informações complementares ao requerente, interessado, ou outra unidade administrativa para conclusão de análise do processo. Para criar esta pendência informe órgão, destinatário, tipo de pendência Solicitar Mais Informações, prazo e informações complementares. Os campos com * são obrigatórios. Clique em Criar Pendência.

Finalizar Pendência

No fina da tela de análise do processo o usuário poderá Finalizar a Pendência concluindo sua análise e o processo permanecerá em seu local para demais providências. Neste momento o processo poderá ser distribuído para outro funcionário, arquivado, ou poderá ser encaminhado a um outro local para outros andamentos.

Concluir e Encaminhar

Ao clicar em Concluir e Encaminhar o usuário concluirá a pendência de análise e encaminhará o processo ao local indicado nos campos de encaminhamento. Ao indicar o local de destino poderá ser informado um prazo de pendência com parecer de andamento e o processo pode ser marcado para monitoramento. Dependendo do motivo de tramitação selecionado o parecer de andamento pode ser obrigatório e sua visualização estará disponível na consulta do protocolo no campo de andamentos. O botão Concluir e Encaminhar fica desabilitado enquanto o protocolo possuir alguma pendência. Se o protocolo estiver em outro local, ao clicar em Finalizar Pendência o protocolo retorna automaticamente para o local de origem.

Sobrestar

A função Sobrestar serve para realizar a alteração do status do protocolo para suspender temporariamente o atendimento do processo ou ato jurídico até determinada data ou ação. Indica a paralisação do curso do processo, deixando de dar andamento ao mesmo em virtude da existência de alguma questão prejudicial. Para alterar o status do protocolo para sobrestado, o mesmo deve estar atribuído para o usuário (finalidade Analisar na aba Minhas Pendências) e não pode estar com outras pendências em aberto. Ao clicar em Sobrestar/Arquivo Corrente selecione a operação Sobrestar, informe o motivo, e, caso necessário, o prazo. Os campos Operação e Motivo são obrigatórios, já o campo prazo é opcional. A partir desta ação o protocolo deixa de aparecer na lista de pendências do usuário e na aba Protocolos no Local para a situação de Normal/Pendente, sendo necessário alterar o filtro para o status atual do protocolo para consultá-lo novamente.

Arquivo Corrente

Os arquivos correntes são processos em tramitação ou não, frequentemente consultados e de uso exclusivo pelo órgão ou entidade que o produziu ao qual compete análise. Para alterar o status do protocolo para corrente, o mesmo deve estar atribuído para o usuário (finalidade Analisar na aba Minhas Pendências) e não pode estar com outras pendências em aberto. Ao clicar em Sobrestar/Arquivo Corrente selecione a operação Arquivo Corrente, informe o motivo, e, caso necessário, o prazo. Os campos Operação e Motivo são obrigatórios, já o campo prazo é opcional. A partir desta ação o protocolo deixa de aparecer na lista de pendências do usuário e na aba Protocolos no Local para a situação de Normal/Pendente, sendo necessário alterar o filtro para o status atual do protocolo para consultá-lo novamente.

Alterar Sobrestado/Arquivo Corrente

Na aba Protocolos no Local selecione a situação do processo e clique em Pesquisar. Para alterar a situação do processo selecione o número desejado e clique em Voltar para Normal ou Voltar para Normal e Capturar. Quando um prazo for informado no momento de alterar o status do processo o número do protocolo retorna para a situação Normal na data prevista e será enviado um e-mail de notificação para o Gestor Local. A alteração do status do processo será inserida na Movimentação do processo. Enquanto o protocolo estiver como sobrestado/arquivo corrente não será possível realizar outros encaminhamentos.

Cancelar Pendência

Para cancelar uma pendência sob sua atribuição o usuário precisa acessar a tela de analisar protocolo, ir à seção de pendências na aba Complemento e clicar no ícone de cancelamento que deverá estar ativo. Se o ícone não estiver ativo significa que a pendência foi criada por um usuário de outro local e somente ele ou o responsável pelo outro local poderão efetuar o cancelamento.

Para cancelar pendências de outros usuários do local é necessário estar vinculado como Gestor do Local. Neste caso existem três formas de resolver o problema.

1. Na tela inicial, aba Pendências no Local, selecionar local e pesquisar o protocolo pendente. Clique em analisar e finalize a pendência.
2. No menu Tramitação Personalizada selecione a opção Alterar Distribuição, selecione o local, funcionário, informe o período do protocolo desejado, marque o protocolo e selecione o funcionário antes de distribuir.
3. No menu Tramitação Personalizada selecione a opção Concluir Pendência em Lote, selecione o local, funcionário pesquise as pendências de acordo com o período informado e marque as pendências que deseja concluir. Preencha o parecer de andamento antes de concluir.

Não é possível cancelar uma pendência de solicitação de acesso a arquivo ou protocolo. Neste caso a pendência pode ser alterada para o funcionário competente para a função.

Avisos

Para que outros usuários tenham permissão apenas para visualizar o Volume do Processo basta enviar um Aviso. Caso o protocolo não seja sigiloso, todas as pessoas vinculadas aos locais que tiveram Avisos poderão acessar o Volume do Processo. Se o protocolo for sigiloso a visualização do processo se restringe aos documentos incluídos até a data do Aviso. Na aba Complemento da tela de análise do protocolo você encontrará a função de Avisos que pode ser utilizada para mandar mensagens relacionadas ao processo e dar acesso ao seu conteúdo. O Aviso irá aparecer na aba Minhas Pendências da tela inicial do usuário. Na aba Complementos o sistema informará o dia e a hora em que o protocolo foi visualizado. O Aviso pode ser excluído no processo por quem o criou ou por quem o recebeu em sua Tela Inicial.

Alterar Dados

Ao realizar a distribuição ou ao analisar um protocolo pode ser necessário atualizar seu objeto para adequar os campos de cadastro de acordo com o pedido. Para isso, utiliza-se a tela de Alterar Dados.

Antes de alterar os dados do processo certifique-se há apenas uma janela do navegador com o sistema aberto.

Alterar Protocolo para Sigiloso

Para alterar o cadastro de um protocolo para sigiloso, acesse a tela Alterar Dados, marque Sim para Sigiloso e informa a justificativa, atendendo o estabelecido no Decreto 10285/2014 (Art. 18 § 7º - Se o pedido de acesso à informação for reconhecido, incidentalmente, como informação sigilosa, o requerimento deverá ser encaminhado ao órgão ou autoridade competente para, no prazo legal, confirmar o caráter sigiloso da informação, classificando-o). A partir desta alteração os protocolos sigilosos poderão ser visualizados pelo funcionário que estiver com o processo atribuído e pelo seu Gestor Local. Os locais por onde o protocolo tramitou terão acesso até a página visualizada pela unidade administrativa e os documentos inseridos posteriormente à passagem do protocolo não poderão ser visualizados.

Alterar Protocolo Físico para Digital

A Alteração de um protocolo físico para digital deve ser feita para facilitar o trâmite de processos antigos, mantendo a numeração e data de cadastro original já divulgada pela Administração Pública, garantindo a publicidade e transparência de seus serviços. Esses processos deverão ser digitalizados integralmente, mantendo o mesmo número e data de cadastro. O processo físico original deverá ser identificado com a etiqueta do Arquivo Físico ao qual foi inserido e armazenado em local adequado até o arquivamento do processo. Antes de começar, certifique-se de que o processo físico está devidamente digitalizado em arquivos separados em PDF/A de no máximo 80mb. A alteração de processos é de responsabilidade da chefia do local em que ocorrer. No menu de “arquivamento” clique em “Unidades de Armazenamento”, inclua uma nova unidade de Arquivo Físico. Esta unidade de armazenamento não será utilizada para arquivamento de processos, trata-se apenas da localização/guarda do processo físico. Por isso, não possui classificação de temporalidade pois o protocolo físico só será arquivado no momento do arquivamento do processo digital, quando sua tramitação for concluída. O Arquivo Físico deve ser criado no setor que converterá o processo que se responsabilizará pela guarda do processo físico. Verifique se o protocolo físico está no setor que fará a alteração, e que já foi recebido pelo local. Após criar o Arquivo Físico, acesse a tela de Alterar Dados, altere o “Tipo do Processo” para Digital, inclua os arquivos digitalizados, faça a revisão dos arquivos, associe um unidade de Arquivo Físico ao processo. No final da página clique em Alterar. Não se esqueça de identificar o protocolo físico com a etiqueta do arquivo físico antes de armazená-lo.

Alterar Prazo do Processo

Para alterar o prazo de conclusão de um protocolo, acesse a tela Alterar Dados e informe a nova data e justificativa para atendimento do pedido.

Reprocessar Volume

Após modificar os dados de cadastro do protocolo, interessados ou classificar o processo como sigiloso será necessário reprocessar o volume do processo na tela Alterar Dados para corrigir a capa do processo.

Distribuir Protocolo

O eProtocolo possui três formas de distribuir o processo. A mais comum é a manual, onde o analista de distribuição define para qual servidor o processo será atribuído. Para que o processo seja distribuído automaticamente, basta realizar a configuração dos Assuntos/Palavra-Chave por funcionário e definir a complexidade de cada palavra-chave. Já para os casos em que há a necessidade de definir prioridades na distribuição é indicado utilizar a distribuição simulada, onde o sistema indica o próximo a analista a receber processo.

Distribuição Simulada

Ative a configuração para Distribuição Simulada e configure os Assuntos/Palavra-chave por complexidade e servidor. No menu Tramitação Personalizada clique em Distribuir. Selecione o local, o tipo de processo, o período de envio de processos e clique em Pesquisar. Após selecionar o protocolo, aguarde o cálculo do fator de distribuição no final da tela. Nesta tela você poderá alterar o funcionário indicado para a distribuição, incluir informações complementares, definir prazo para análise, alterar a complexidade do processo e definir a prioridade de atendimento. Ao lado direito, confira os funcionários disponíveis e quantidade de processos já distribuídos. Clique em Distribuir.

Distribuição Automática

Ative a configuração para Distribuição Automática e configure os Assuntos/Palavra-chave por complexidade e analista. Para cada protocolo encaminhado o sistema identificará o próximo analista de acordo com o cálculo do fator de distribuição. Caso o Assunto/Palavra-chave do protocolo não esteja configurado, o protocolo ficará parado em Protocolos no Local até que a configuração seja realizada ou até que o protocolo seja capturado.

Configurar Distribuição

A distribuição de protocolos pode ser configurada apenas pelo funcionário com a permissão Gestor Distribuição Automática. Para configurar, no menu Tramitação Personalizada clique em Parametrizar Distribuição Automática. Na tela de parametrização, serão apresentadas 4 abas: Parametrizar Perfil; Relacionar Palavra-Chave por Funcionário; Relacionar Palavra-Chave por Complexidade; Suspender Funcionário. Na aba Parametrizar Perfil, selecione o órgão, o local e clique na opção “Ativo” para Distribuição Automática de Processos. O sistema mostrará os campos Modalidade e Peso para Complexidade. Selecione a modalidade desejada e informe os pesos para as complexidades baixa, média e alta. Na aba Relacionar Palavra-Chave por Funcionário é preciso vincular as palavras-chave aos funcionários do local para que o sistema permita a distribuição. Na aba Relacionar Palavra-chave por Complexidade, defina a complexidade das palavras-chave em: Baixa, Média ou Alta. Na aba Suspender Funcionário, selecione o local, selecione o funcionário e defina um período para a suspensão.

Encaminhar Protocolo

Quando a análise do protocolo e suas pendências forem concluídas será liberado o campo Concluir/Encaminhar para permitir o encaminhamento do processo para outro local. Ao habilitar o botão Concluir/Encaminhar na tela de Analisar Processos também poderá ser utilizado o menu Protocolo Geral - Encaminhar Protocolo. Para liberar a tramitação para todos os funcionários do local é necessário clicar em Finalizar Pendência na tela de Análise. Quando os documentos ainda não estão atualizados no Volume do Processo, são automaticamente incluídos ao concluir e encaminhar. Serão enviados e-mails de notificações ao Gestor Local três vezes por dia, às 10h, 14h e 16h com as informações de todos os protocolos enviados para o local em cada período.

Órgão/Local de Destino

Todos os órgãos/entidades do Poder Executivo do Estado do Paraná estão cadastrados no eProtocolo. Para fazer um encaminhamento a um local desconhecido selecione sempre o órgão e o setor de Protocolo Geral para facilitar a distribuição para o local correto. O encaminhamento de protocolos aos órgãos/entidades externos não é permitido, para estes usuários utiliza-se apenas pendências ou avisos para manifestação ou ciência. Ao encaminhar o protocolo para um local equivocadamente é necessário entrar em contato com o local para solicitar a devolução.

Destinatário

De acordo com a configuração do local, é possível encaminhar o protocolo diretamente para um funcionário do local de destino. Quando o destinatário não é preenchido o protocolo fica disponível na aba Protocolos no Local para que seja devidamente distribuído. Para os locais com configuração para distribuição automática/simulada esta opção é desabilitada. O destinatário receberá um e-mail notificando o envio de protocolo e na tela inicial do sistema terá os protocolos atribuídos na aba Minhas pendências.

Prazo para Análise

Ao receber um processo, é recomendável analisar, responder e fazer o encaminhamento seguinte sempre com o menor tempo possível. Para facilitar a gestão dos processos parados no local, ao realizar a distribuição ou encaminhamento direto para o destinatário pode ser informado o prazo para análise. O sistema enviará notificações ao destinatário e ao Gestor Local alertando sobre o prazo estabelecido. O prazo pode ser alterado ao fazer um novo encaminhamento ou ao alterar a distribuição.

Apensar/Desapensar Protocolo

Para que mais de um protocolo sejam tramitados juntos realiza-se o apensamento dos números de protocolo. Para isso utilize o menu Protocolo Geral - Apensar/Desapensar Processo.

Documento Não Protocolado

Para utilizar o módulo de documentos certifique-se que o menu Documentos está disponível. Caso contrário, solicite a liberação de acesso ao gestor do seu órgão. É importante ressaltar que na versão atual do sistema a tramitação de documentos só é permitida entre locais do mesmo órgão, porém é possível enviar solicitações de assinaturas para qualquer usuário cadastrado no sistema. No módulo de documentos é possível incluir documentos salvos em PDF, bem como incluir outros tipos de arquivos como anexos. Após conclusão o documento poderá ser protocolado ou incluído em um protocolo já existente. Antes de encaminhar o documento para outro destinatário em seu órgão você poderá abrir pendências a uma ou mais pessoas para solicitar informações, assinaturas, dar ciência ou novo parecer. Após tratativas o documento não protocolado pode ser finalizado (similar ao arquivamento, porém não vinculado a um código de temporalidade) e nenhuma outra ação poderá ser realizada.

Pesquisar Documento

Clique em Pesquisar Documento no menu Documento, informe os campos desejados e clique em pesquisar. Será possível consultar os documentos cadastrados no local por funcionário, por assunto, número/ano, data de cadastro, detalhamento, pesquisa textual, informações complementares ou assinaturas.

Espécie de Documento

A Espécie de Documento não Protocolado pode ser criada pelo gestor de acesso do órgão/entidade de acordo com as informações dos departamentos para que a numeração siga a sequência por local ou por órgão, ou seja, alguns locais podem ter sua própria espécie de documento. Para criar novas espécies informe a descrição, a espécie de protocolo correspondente, se a numeração será anual, a numeração inicial (para locais com documentos já emitidos anteriormente) e os locais para restrição. Para alterar a numeração atual de espécies já existentes no órgão será necessário enviar as solicitações para o e-mail atendimentos-eprotocolo@seap.pr.gov.br.

Criar Modelos de Documentos

Todos os usuários que possuem o módulo Documentos podem criar novos modelos de documentos. Para os especialistas há um acesso diferencial que permite a criação e edição de modelos em qualquer local.

A opção de criar modelos fica no menu de documentos em modelos.

Os modelos são distintos para o módulo de documentos e para o módulo de protocolos, embora o mesmo modelo possa ter as duas opções. O fator de eficiência de um modelo depende de campos bem elaborados e formatação detalhada de cada parte do documento.

A primeira tela apresenta a consulta para modelos já elaborados e disponíveis para edição no local.

Para começar um novo modelo clique em incluir.

O sistema apresentará a seguinte tela dividida em seções de texto e campos de preenchimento.

Na seção de texto temos as opções de cabeçalho com opções de alteração do logo do órgão ou entidade.  Para alterá-la ou incluir uma nova logo à esquerda vá ao cabeçalho e clique no ícone. É importante adequar os logos de acordo com o Manual de Comunicação Visual do Estado do Paraná. Além disso, o sistema só aceitará imagens sem transparência, com resolução máxima de 600x600 pixels e mínima de 90x40 pixels.

No campo de texto temos uma barra de edição para cada parte do documento: cabeçalho, conteúdo do documento e rodapé. A barra de edição só aparece quando o usuário clica na parte do texto que deseja alterar.  Selecione o texto e clique na ferramenta desejada para formatá-lo. Não recomendamos a colagem de texto de ambiente externo nem a inclusão de imagens no corpo do texto.

Para incluir os campos no modelo, carregue o cursor até o local desejado e clique no campo relacionado. Os campos aparecerão entre símbolos matemáticos de < (menor), / (barra) e > (maior), ex.: <DataAtual/>. O modelo poderá ser editado pelo usuário que o criou ou pelo gestor de modelos do órgão. A fonte utilizada é a DejaVu Sans com padrão de tamanho 11. Além do tamanho padrão é possível editar para os tamanhos 8, 9, 10, 12, 13 e 14.  O eProtocolo não utiliza outras fontes devido aos critérios de geração de PDF/A.

Após definir o texto do modelo vamos para a parte de criação dos campos de preenchimento. Informe o nome, padrão, tipo, local do modelo e crie os campos de preenchimento da seguinte forma. O nome do modelo deve seguir o padrão de utilização do local. Exemplos: despacho de atesto, parte, ofício circular, memorando - GOFS, checklist, requerimento de férias, etc.

O local de cadastro permitirá edições pelo gestor modelo. Quando o modelo for padrão para mais de um órgão é necessário marcar a opção público para que fique disponível para preenchimento independentemente do local selecionado abaixo. O tipo de modelo indica o módulo onde o usuário vai utilizar o modelo, seja para protocolo ou para documento. Para listar modelo para protocolos selecione protocolo e a espécie de documento. Clique em adicionar. Para listar modelo para documentos não protocolados selecione documento, escolha uma das opções de espécie de documento criadas pelo gestor de acesso do seu órgão. Clique em adicionar. Os locais aos quais você está vinculado estarão disponíveis para ser relacionados ao modelo criado. Para o gestor modelo serão listados todos os locais do órgão. Selecione o local para o qual o modelo estará disponível e clique na seta para enviar para a caixa da direita.

Abaixo são informados os campos fixos de acordo com o tipo de modelo.

A inclusão desses campos significa que o usuário não precisa preencher a informação. Se a informação de algum desses campos inseridos no modelo não for encontrada no banco de dados o campo ficará em branco. Para criar novos campos preencha a seção para obter as informações do seu modelo de documento que não estão nos campos fixos. Cada campo deve ser nomeado com caracteres alfabéticos, sem número, caracteres especiais ou espaços. São oito tipos de campos: número inteiro, número decimal, texto, data, valor monetário, múltiplo obrigatório, múltiplo opcional e área de texto. Se a informação do campo for indispensável deve ser criado como obrigatório. Para o tamanho do campo podemos informar de 1 a 5000 caracteres quando não estiver mascarado, dependendo do tipo escolhido. A legenda é o ícone de informações que fica ao lado do campo de preenchimento para orientar o usuário. A opção de tabela dinâmica deve ser marcada para tabelas que não possuem número de linhas definido, ou seja, o usuário que vai preencher o campo pode adicionar quantas linhas forem necessárias. Segue resultado para cada tipo de campo:

Ao vincular os campos fixos e novos o modelo ficará assim:

O usuário que vai preencher o modelo verá a seguinte tela:

Para organizar melhor o modelo ou para formulários será necessário utilizar a ferramenta de tabela. Temos duas formas de trabalhar com tabelas, uma onde as linhas são formatadas com campos fixos ou novos e outra quando o modelo não prevê a quantidade de respostas, então o sistema permite adicionar linhas ao preencher o formulário. Chamamos esta segunda opção de tabela dinâmica.

Para criar uma tabela normal basta selecionar a opção de tabela na barra de ferramentas do texto e editar conforme a necessidade.

Para criar uma tabela dinâmica é preciso seguir os seguintes passos:

Ao criar novo campo de preenchimento marque sim para a opção de tabela dinâmica. Na caixa de texto do modelo insira uma tabela com as colunas que forem necessárias e uma linha. Clique na tabela para ver a barra de edição, após clique no ícone H (cabeçalho).

O sistema irá adicionar uma linha acima com formatação de cabeçalho. Clique novamente no cabeçalho e na edição da tabela selecione o estilo de tabela como tabela dinâmica. Preencha o conteúdo do cabeçalho e na segunda linha insira os campos criados para a tabela dinâmica nas colunas correspondentes.

Após criar os campos de todas as colunas vincule-as a tabela já formatada.

Arquivar Protocolo

Após a conclusão dos trâmites de um processo é necessário realizar seu Arquivamento. Essa etapa é muito importante para que o processo siga a temporalidade correta para sua eliminação e para gestão dos processos em seu local de trabalho. Desta forma os processos listados na aba Protocolos no Local serão apenas os que ainda estão em tramitação. A classificação dos processos para arquivamento com sua respectiva temporalidade é definida pela tabela meio (DEAP) ou tabela finalística (Órgão de arquivamento). Dúvidas sobre a classificação de processos podem ser sanadas pelas equipes de arquivo geral do órgão ou pela equipe do DEAP. Para realizar o arquivamento é necessário ter a função Arquivamento vinculada ao seu perfil de usuário (caso não possua solicite ao Gestor de Acesso do seu Órgão). No menu de arquivamento estão disponíveis as seguintes atividades: salas, estantes, prateleiras, unidades de armazenamento, arquivar, arquivar em lote, desarquivar, alterar arquivamento, alterar arquivamento em lote, transferir de local, alterar protocolos de caixa, alterar conclusão de processo, emprestar protocolo, devolver protocolo, imprimir tabela de temporalidade, imprimir empréstimos, imprimir termo de transferência, relatório processos arquivados.

Unidades de Armazenamento

Antes de realizar o arquivamento é necessário criar ou localizar uma unidade de armazenamento no local em que o processo será arquivado, a qual pode possuir sala, estante e prateleira vinculados para organização. As Unidades de Armazenamento podem ser do tipo: caixa, caixa digital, pasta ou pasta funcional. Uma unidade de armazenamento do tipo caixa digital comporta até 900 processos eletrônicos. Se forem incluídas mais caixas o sistema não irá rodar a eliminação da caixa.

Para criar ou consultar Salas, Estantes e Prateleiras, selecione o menu Arquivamento e a opção desejada.

Na tela de Unidades de Armazenamento você poderá pesquisar unidades existentes e criar novas unidades.

Unidade de armazenamento do tipo Caixa Digital.

Unidade de armazenamento do tipo Pasta Funcional. Caso o servidor não esteja vinculado ao órgão, será necessário informar o CPF do usuário cadastrado no eProtocolo para realizar a inclusão. Geralmente utiliza-se o código 0 - 2 - 3 - Assentamento Funcional, com guarda de até 100 anos, para este tipo de unidade.

Unidade de armazenamento do tipo Arquivo Físico. Este tipo de unidade não implica no arquivamento do processo. Trata-se exclusivamente da guarda de documentos físicos que foram digitalizados para transformação de protocolo físico em digital. Portanto, não existe código de temporalidade vinculado a este tipo de unidade.

Como Arquivar um Protocolo

Após criar ou localizar uma unidade de armazenamento apropriada certifique-se que o processo que será arquivado não possui pendências. Para realizar o arquivamento informe o número do processo na tela de arquivamento (menu Arquivamento — Arquivar). Após escolher o local de Arquivamento, classificação e tipo de unidade de armazenamento selecione a unidade de armazenamento apropriada na lista de disponíveis e clique na flecha para definir aquela unidade na lista à direita. É obrigatório informar um parecer para conclusão do processo, após preenchê-lo clique em ‘‘Arquivar’’ e seu processo estará arquivado. A partir desse momento, ao consultar o processo seu status estará como concluído e no campo Arquivamento, na tela de consulta, você terá acesso às informações de arquivamento do processo.

Eliminar Protocolo

Disponível para os membros das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD via solicitação à SEAP com a publicação da designação. Este módulo tem como objetivo o controle informatizado da eliminação de protocolos que já cumpriram o seu prazo de guarda.

• Gerar Listagem de Eliminação

De acordo com o local atual, ano de arquivamento e a classificação (opcional) informados, ao clicar em <Pesquisar> será mostrado as unidades de armazenamento (caixas, pastas,...) que podem ser eliminadas. Somente as unidades de armazenamento cujas classificações não tiverem indicativo de Permanente, a soma do local + Geral + AI + Ano arquivamento for menor que o ano atual, e com situação Incompleto ou Completo serão exibidas. No resultado da pesquisa, é possível visualizar os protocolos que estão na unidade de armazenamento, e se algum deles tiver alguma condição que impeça a eliminação, será mostrado o motivo para que possa ser solucionado e o campo selecionar para esta unidade de armazenamento estará desabilitado (Exemplo: O protocolo está emprestado). Abaixo do resultado da pesquisa é obrigatório informar o número do protocolo gerador, o nome do responsável pelo preenchimento, do coordenador da comissão setorial de avaliação e do titular do órgão que irão constar no termo de eliminação. O assunto do protocolo gerador precisa ser PDI = DOCUMENTACAO E INFORMACAO, e palavra-chave = ELIMINACAO. Se o campo Adicionar na Listagem de Eliminação' ficar em branco uma nova listagem será criada com os dados informados, mas se uma listagem for selecionada, os dados informados serão incorporados nesta listagem, e os campos protocolo gerador, nome do responsável pelo preenchimento, nome do coord. da comissão setorial de avaliação e do titular do órgão ficarão desabilitados pois devem ser iguais ao da listagem selecionada. Esta opção pode ser utilizada para ir selecionando um código de classificação por vez, para facilitar a conferência da listagem gerada. Acessar no menu Eliminação > Gerar Listagem de Eliminação.

• Alterar Listagem de Eliminação

De acordo com o número da listagem de eliminação informada, ao clicar em <Pesquisar> será mostrado as unidades de armazenamento que podem ser eliminadas. Abaixo do resultado da pesquisa é obrigatório informar o periódico oficial, e a data de publicação que irão constar no termo de eliminação. Cada unidade de armazenamento eliminada ficará com a situação = Eliminada, e para cada protocolo será gerado um encaminhamento, além de alterar o seu indicativo de processo para Eliminado. Como será realizado um encaminhamento, o usuário que está realizando a eliminação precisa ter permissão de andamento órgão ou andamento local para a localização atual dos protocolos. No término da eliminação será gerado o termo de eliminação para publicação. Acessar no menu Eliminação > Eliminar.

Configurar Local

O eProtocolo é utilizado por todas as unidades administrativas do Governo do Estado, além de outros órgãos/entidades externos cadastrados. Para cada nova unidade o Gestor de Acesso do Órgão deve solicitar a inclusão do novo local à SEAP. Após a inclusão desse local, o Gestor Local (chefia ou assistente), vinculado pelo Gestor de Acesso, deve definir as configurações do local para:

1. Habilitar a lista de destinatários do local, tornando visível para outros locais na tela de encaminhamento;

2. Habilitar o ícone de Captura de protocolos, na aba Protocolos no Local;

3. Habilitar o botão Concluir/Encaminhar na tela de Analisar Processos para todos os funcionários do local. Se marcar o não, apenas os responsáveis locais podem encaminhar protocolos;

4. Permitir o recebimento de protocolos digitais de outros órgãos;

5. Permitir o recebimento de protocolos físicos de outros órgãos;

6. Definir a ordem dos protocolos na aba Protocolos no Local;

7. Marcar ou desmarcar os funcionários no Combo Destinatário.

Para configurar um local é necessário estar vinculado como Gestor Local possuir o menu Administração -> Configuração do Local. Nesta tela, selecione o local, marque as opções desejadas e clique em Salvar.

Relatórios

Processos Pendentes e Atrasados: Permite visualizar por meio de consulta do relatório os processos pendentes na unidade e a quantidade de dias parados no local. Selecionar o local onde se encontra que pode ser a sigla do órgão ou unidade do órgão ou o tipo de interessado. Ao selecionar o local deve-se clicar em ADICIONAR. Os demais campos a serem selecionados, facultativos, são o órgão de cadastro, motivo de tramitação e assunto. Preencher o campo número de dias parados e o período. Não há restrição de período de pesquisa. Opção para selecionar se mostra ou não os protocolos anexados. O relatório tem a opção em Consulta ou Relatório e em formato TXT ou PDF. Após o preenchimento dos campos clicar em GERAR. O resultado do relatório disponibiliza: – números de protocolos em ordem sequencial. – detalhamento. – sigla do local de envio. – interessado. – data de envio. – motivo de tramitação. – data de cadastro. – assunto. – palavra-chave. – dias pendentes na unidade. – indicativo de protocolo-cabeça e protocolo anexado.

Expedidos e Recebidos: Permite visualizar os protocolos emitidos e recebidos pela unidade do órgão. Selecionar a unidade que encaminhou e/ou a unidade que recebeu o processo e período. Os campos facultativos são assunto, palavra-chave e motivo de tramitação. Há opção de selecionar o relatório analítico (completo) ou sintético (mostra apenas os totais de registros). O resultado do relatório disponibiliza: – números de protocolos em ordem sequencial. – motivo de tramitação. – data de envio. – sigla do local de envio. – sigla do local de destino. – assunto. – palavra-chave. – interessado. – indicativo de protocolo-cabeça e protocolo anexado.

Processos Parados no Local: Permite visualizar os números dos protocolos parados na unidade do órgão. Selecionar o órgão, local e período. Ao selecionar o local deve-se adicioná-lo. O resultado do relatório disponibiliza: – número de protocolos em ordem sequencial. – data de cadastro – sigla do local de destino. – nome do interessado 1. – nome do interessado 2 (se houver). – palavra-chave. – motivo de tramitação. – data de envio. – número de dias parados na unidade desde a data do cadastro. – status de tramitação personalizada e nome do funcionário responsável pelo protocolo e complemento (quando houver). – complemento dos dados cadastrais. – número do protocolo anexado.

Relatório Genérico: Permite visualizar os números de protocolos somente da base ativa ou todos (descartados). Os campos a serem preenchidos estão classificados pelos dados do interessado 1, interessado 2 e cadastro. O campo obrigatório é o período de pesquisa e o tipo de formato do relatório, se PDF ou TXT. Os filtros para pesquisa são tipo, nome e identificação do interessado 1 ou interessado 2, além dos dados de cadastro como órgão de cadastro, protocolo inicial à protocolo final, origem do documento, assunto, palavra-chave, motivo de tramitação e localidade. O resultado do relatório disponibiliza: – números de protocolos em ordem sequencial. – sigla do órgão de cadastro. – data de cadastro. – sigla do local de origem. – cidade. – assunto. – espécie e número do documento. – origem do documento. – data de envio da tramitação. – sigla do local de destino. – motivo de tramitação. – nome do interessado. – complemento dos dados cadastrais.

Relatório de Processos Arquivados: Relatório disponível no módulo Arquivamento. Permite visualizar os protocolos na situação arquivado. Campos facultativos referem-se ao Local de origem, Local de arquivamento, Classificação conforme código da Tabela de Temporalidade de Documentos de atividades-meio ou atividades-fim (se houver). Também poderá ser preenchido o campo da data de arquivamento inicial e final, ano da caixa ou pasta, número da caixa inicial e final. Clicar no botão GERAR. O resultado do relatório é agrupado por código da TTD. – número de protocolos em ordem sequencial. – sigla do local de origem. – sigla do local atual de arquivamento. – data de arquivamento. – assunto. – palavra-chave. – quantidade de volumes do processo. – unidade de armazenamento.

Relatório Analítico: disponível no menu Tramitação Personalizada, contém informações de pendências do local por tipo e status, local, funcionário, protocolo, data de entrega (data que foi distribuído para o funcionário ou data que ele capturou o protocolo) e data de execução (data que a pendência foi concluída).

Relatório de Documentos Emitidos: permite filtrar por usuário que criou e por protocolo vinculado, no formato de planilha para relatórios gerados e na tela de pesquisa de documentos, para facilitar a busca por documentos gerados.

Gestor de Acesso

O Gestor de Acesso coordena e controla o acesso dos usuários do órgão ao qual está responsável, estabelecendo os níveis de acesso e responsabilidades dos servidores junto as unidades administrativas, atualizando o perfil do usuário sempre que necessário. Dentre as competências do Gestor de Acesso estão:

-Atualizar o perfil de acesso do usuário;

-Liberar acesso a locais para Agente Público ou Gestor Local;

-Incluir permissão para cadastrar e consultar documento e protocolo;

-Incluir permissão para encaminhar documento e protocolo;

-Incluir permissão para distribuir protocolo;

-Incluir permissão para arquivar protocolo;

-Incluir permissão para gerar relatórios;

-Multiplicar boas práticas;

-Deve realizar treinamentos periódicos, divulgar novas funções, disponibilizar manuais específicos para os processos do órgão;

-Comunicar à SEAP casos de erros do sistema, solicitar correções de funções e encaminhar novas demandas;

-Encaminhar publicação da Comissão de Avaliação de Documentos do órgão à SEAP para liberação do módulo de eliminação;

-Realizar testes para as novas versões do sistema.

Vincular Funcionário

Acesse o menu Administração -> Funcionário Pesquise o usuário pelo nome ou CPF. Não se esqueça de pedir ao usuário que realize o cadastro prévio na Central de Segurança, caso contrário, não será possível vincular ao órgão. Se o usuário se cadastrou em outra plataforma do Governo e nunca acessou o eProtocolo, clique em Incluir Funcionário. Informe o número do CPF e aperte a tecla TAB. O sistema retornará os dados pessoais do usuário. Clique em Salvar para continuar a vincular as permissões. Se o usuário já acessou o sistema pelo menos uma vez, após clicar em pesquisar, o sistema retornará as opções encontradas, conforme imagem abaixo. No ícone Exibir está disponível o histórico de permissões do usuário. Todas as vinculações realizadas ficarão registradas no banco de dados do sistema, até mesmo quando o usuário for desativado. No ícone Vincular você será direcionado para a tela de atualização das permissões do usuário. Clique em Vincular e confira os dados pessoais do usuário. Caso necessário, o nome e o e-mail podem ser atualizados pelo Gestor de Acesso. Após atualização, clique em Salvar. Caso o usuário esteja monitorando algum processo no e-mail a ser alterado, o sistema solicitará a confirmação da alteração dos monitoramentos para o novo e-mail.

Dados Pessoais

Dados Pessoais:

Nome = registro para acesso ao sistema, combo destinatário, movimentação do processo, e rodapé de inclusão e assinatura de documentos;

RG/UF = emissão do Registro de Identificação Civil (RG) no Paraná (não obrigatório);

CPF = Cadastro de Pessoa Física no Brasil; o e-mail = endereço eletrônico institucional para monitoramento de documentos e protocolos e recebimento de notificações automáticas do sistema. Ao se cadastrar e acessar o sistema, o usuário é vinculado automaticamente como usuário externo (Cidadão). Antes de incluir os perfis de acesso, exclua as opções automáticas para não gerar conflito no acesso do usuário. Para excluir o Perfil Usuário Cidadão clique em Inativar e confirme.

Perfil do Usuário

As funções do sistema podem ser liberadas de acordo com as atribuições do usuário na unidade administrativa. Ao vincular os grupos do perfil usuário serão inseridas novas funcionalidades para o usuário. Segue detalhamento para cada grupo:

Arquivamento = arquivar (e demais ações do menu arquivamento) protocolos para os locais aos quais o usuário possuir a permissão de andamento local;

Cidadão = acesso automático com restrição de acesso aos arquivos do processo, consulta protocolo, Protocolar Solicitação e tela inicial com a aba Minhas Pendências e Monitoramentos;

Consulta Completa = usuário com acesso ao menu de consulta de protocolos;

Consulta Completa Documentos = usuário com acesso ao menu de pesquisa de documentos não protocolados (exclui-se os documentos privados), relatório de documentos emitidos e recebidos para o órgão ao qual o usuário estiver vinculado;

Criar Local = incluir/ alterar locais para todos os órgãos aos quais o usuário estiver vinculado;

Distribuir Processos = distribuir e alterar distribuição de protocolos para os locais onde o usuário possuir a permissão de andamento local;

Documento = quando combinado ao grupo usuário, inclui a aba Documentos no Local na tela inicial, permite incluir e consultar documento não protocolado, incluir modelos de documentos para os locais aos quais o usuário possuir a permissão de andamento local, relatório de documentos emitidos e recebidos;

Eliminação = destinação de protocolos de acordo com a tabela de temporalidade após análise da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSA (RESOLUÇÃO Nº 44, DE 14 DE FEVEREIRO DE 2020 – CONARQ);

Gerenciar Acesso Órgão = acesso ao menu Funcionários (exclui-se as opções de vinculação para Documentos), configuração do local (apenas para o local com permissão de Responsável), configuração do órgão para numeração das unidades de armazenamento e cancelar protocolos para o órgão ao qual o usuário estiver vinculado;

Gestor Distribuição Automática = configurações da distribuição automática para os locais aos quais o usuário estiver vinculado;

Gestor Documento = acesso ao menu Funcionários (exclui-se as opções de vinculação para Protocolos), menu para criação de espécies de documentos não protocolados (numeração sequencial de documentos), incluir motivos de tramitação de documentos e cancelar documentos para o órgão ao qual o usuário estiver vinculado;

Gestor Modelos = permite incluir modelos para qualquer local do órgão ao qual o usuário estiver vinculado;

Gestor Local = tela inicial com as abas Minhas Pendências e Monitoramento (para as demais abas deve ser liberado o grupo usuário), menu de configuração do local, distribuir/alterar distribuição, emitir relatório analítico de pendências e concluir pendências em lote para os locais aos quais o usuário estiver vinculado como responsável;

Gestor Sistema = usuário responsável pela gestão das tabelas de apoio e usuários do sistema;

Protocolo = tela inicial com abas de Minhas Pendências e monitoramento (para as demais abas deve ser liberado o grupo usuário), menu protocolo geral para incluir protocolo, alterar protocolo (algumas funções são exclusivas do Gestor Local), consultar protocolos, encaminhar protocolos, apensar/desapensar protocolos, gerenciar processos, menu para incluir modelos de documentos, menu relatórios com tabela de apoio;

Relatórios = gerar relatórios gerenciais para os locais aos quais o usuário estiver vinculado (para o Gestor de Acesso do órgão abrange todos os locais e para o Gestor Local abrange todos os usuários do local);

Sigiloso = visualizar o campo andamento dos protocolos com indicativo de sigiloso (dados cadastrais na tela de consulta), pesquisar por protocolos sigilosos (a visualização dos campos na tela de consulta do protocolo só é permitida para o usuário do órgão de cadastro do processo e que possui o perfil Privado/Sigiloso no Órgão);

Unidades de Armazenamento = usuário com permissão no menu Arquivamento apena para incluir unidades de armazenamento no órgão ao qual o usuário estiver vinculado;

Usuário = libera a tela inicial com as abas Minhas Pendências, Protocolos no Local, Monitoramento e Pendências no local, consultar protocolos, encaminhar protocolos, apensar/desapensar protocolos para os locais aos quais o usuário estiver vinculado. Para liberar as permissões solicitadas no perfil do usuário, selecione a opção desejada e clique em Adicionar Grupo. O perfil do usuário deve ser liberado de acordo com a solicitação da unidade administrativa. Segue padrão recomendado para cada atribuição.

Perfil Local

O perfil local permite selecionar a unidade administrativa, de acordo com os filtros para locais disponíveis para o usuário. No Perfil Local selecione o órgão e o local no qual o usuário executará as atividades de protocolo. Após, selecione o perfil solicitado pela chefia da unidade administrativa, considerando que as permissões do local só serão efetivadas se o usuário possuir o perfil usuário correspondente a sua atribuição, conforme descrito na tabela abaixo. Detalhamento das permissões para o perfil local:

Cadastrar Protocolo = Incluir Processo

Destinatário = encaminhar protocolo diretamente para o funcionário quando este local for o local de destino do processo;

Andamento Órgão = encaminhar qualquer protocolo que está no órgão selecionado, independentemente do local que está com o processo sob sua responsabilidade, desde que o processo não possua pendências. Não recomendado para protocolos digitais;

Andamento Local = encaminhar qualquer protocolo que está no local selecionado, desde que o processo não possua pendências;

Responsável = atribuir a função Gestor Local que permite alterar protocolos e reprocessar o Volume do Processo para o local selecionado;

Privado/Sigiloso = consultar documentos não protocolados do órgão marcados como privados, consultar protocolos com indicativo de sigiloso (dados cadastrais na tela de consulta) e capturar protocolos sigilosos no local;

Agente de Controle Órgão = visualiza arquivos de protocolos que já passaram pelo órgão selecionado, incluindo protocolos sigilosos.

Transferências de Locais

Ao solicitar a alteração de locais antigos, seja por alteração de nomenclaturas ou por reestruturação de órgãos e unidades administrativas, é feita a transferência de funcionários, protocolos, documentos e unidades de armazenamento (as nomenclaturas das caixas não serão alteradas) para os novos locais. O carregamento das transferências ocorre durante a madrugada do dia de agendamento e as pendências são transferidas junto com os usuários.

Todas as pendências são copiadas para o novo andamento, onde constava o local antigo fica registrado o trâmite de transferência para o local novo realizado pelo sistema. Os prazos e datas que as pendências foram vistas ou concluídas serão mantidos.

Com isso a situação dos processos em Minhas Pendências e em Protocolos no Local é mantida (somente os não vistos ficarão como retorno não visto), mudando assim a data de chegada do processo no novo local para a data da transferência.

Para locais com muitos processos, ou processos antigos sem arquivamento no eProtocolo (processos do AAX), o sistema pode demorar mais que o esperado para rodar a transferência. Todos os processos antigos devem ser revisados e arquivados. Caso já tenham sido arquivados, os que não tiverem caixa devem ser arquivados novamente, pela função Alterar Arquivamento, de forma retroativa para começar a contagem de tempo de eliminação.

Todos os locais onde houver agendamento de transferência devem ter ao menos um responsável local para que os processos sejam transferidos.

Para os modelos de documentos do antigo local, os locais relacionados (que possuem permissão para utilização) não são migrados e precisam ser revisados independente da transferência.

Também é importante revisar a configuração dos locais e permissões de acesso dos funcionários.

Sistemas Integrados

O eProtocolo possui mais de 16 (dezesseis) milhões de protocolos, dos quais 4 (quatro) milhões são digitais, 460 mil usuários (internos e externos) ativos, mais de 288 (duzentos e oitenta e oito) mil linhas de código spiweb e mais de 78 (setenta e oito) mil spi-serviços, mais de 83 (oitenta e três) sistemas integrados oferece uma série de vantagens para a produção, transmissão, armazenamento de processos e acesso de usuários, facilitando a transmissão de informações entre órgãos.

Os manuais de integração são disponibilizados conforme a demanda. Para facilitar o envio, caso os analistas do sistema tenham acesso ao site  https://www.pdsmantis.celepar.pr.gov.br podem enviar a solicitação diretamente à Celepar. Se não tiver o acesso ao Pds Mantis, precisamos que envie as seguintes informações para o e-mail atendimentos-eprotocolo@seap.pr.gov.br:

-Nome e sigla do sistema;

-Órgão gestor do sistema;

-Nome e email do responsável pelo sistema;

-Se já usar sentinela informar client_id;

-Se já utilizar apigateway informar o Consumer_id;

-IP dos servidores que irão acessar os serviços para liberação;

-Quais serviços (informar o escopo) serão utilizados, pois a liberação é por escopo.

Obs.: Estas também são as informações que devem constar no Pds Mantis. No endereço http://wfly18des01.seap.parana/spi-servicos/ tem a lista de serviços fornecidos e uma breve descrição dos campos.

• .Lista de opções de configuração
• FAQ do MediaWiki
• Lista de discussão com avisos de novas versões do MediaWiki
• Traduza o MediaWiki para seu idioma